OBJETIVO
Bajo la supervisión de la Asistente Ejecutiva, la Asistente y Oficial de G.I. proporciona apoyo administrativo y es responsable de la gestión de la información. Actúa como persona de referencia para protocolos escritos, correspondencia, traducción de documentos ingles/español y herramientas estándar y soporte técnico.
RESPONSABILIDADES **
· Es responsable de la gestión de la información en la delegación regional de México
· Actúa como la persona de referencia para el protocolo, las reglas de correspondencia, de la seguridad de los documentos y del uso de las herramientas informáticas estándar.
· Se asegura de que todos los colaboradores entiendan los desafíos y apliquen las políticas y procedimientos institucionales en la materia.
· Apoya a la jefatura en todas las cuestiones de gestión de la información.
· Gestiona, actualiza y supervisa el uso de las herramientas CICR (SharePoint, IBM Lotus Notes, Outlook, Shared drives y aplicaciones de Internet), incluyendo la gestión de derechos de accesos.
· Redacta, revisa, edita y finaliza la correspondencia, presentaciones, y otros documentos.
· Asume las tareas de Access Manager para MEX y las misiones (creación de perfiles Accman Cockpit, PMT, derechos de acceso, etc.), asegurándose que los derechos de acceso sean coherentes y las políticas CICR son aplicadas.
· Junto con la Asistente Ejecutiva se encarga del monitoreo y uso apropiado de todas las bases de datos de manejo de la información de la Delegación Regional, incluyendo capacitación a usuarios y creación/cierre de bases de datos.
· Forma a nuevos colaboradores en la delegación de México sobre programas/software CICR (briefing inicial de Lotus Notes, Outlook, TeamSpace, Intranet, Share Drives y procedimientos de manejo de la información).
· Redacta en español e inglés, la correspondencia protocolar o informal – de manera autónoma – cualquier correspondencia que lleve la firma de la Jefatura; edita y/o revisa su correspondencia, los informes u otro tipo de documentos; se brinda apoyo en la revisión protocolar a otros departamentos.
· Traduce documentos e informes de español al inglés para la Jefatura y otros departamentos.
· Brinda asistencia a jefatura y apoyo adhoc a otros departamentos en traducciones español/inglés y viceversa
· Apoya con la preparación de expedientes sobre temas específicos, eventos, agendas y visitas de alto nivel.
· Da soporte a la Asistente Ejecutiva en la compilación, redacción y finalización de procesos de planeación y reporting, documentos de síntesis e informes periódicos.
· Coordina las agendas de jefatura (de ser necesario) para realizar reuniones internas o externas
· Apoya a jefatura en la coordinación de reuniones internas que requieran tareas de recopilación de temas para la agenda (ROP, reunión de delegación, reunión de coordinadores).
1. REQUISITOS PROFESIONALES EXIGIDOS
· Título profesional en áreas Relaciones Internacionales, Socioeconómicas, Administración
· Experiencia laboral mínima de 2 años
· Habilidades demostradas en redacción, traducción, comunicación y presentaciones en ingles/español
· Facilidad con aplicaciones y herramientas informáticas
· Referencias profesionales
· Conocimiento del idioma inglés a nivel avanzado/superior INDISPENSABLE
2. REQUISITOS PERSONALES EXIGIDOS
· Capacidad de síntesis, análisis, priorización, organización y evaluación
· Alta atención al detalle
· Discreción, neutralidad y confidencialidad frente a su trabajo
· Excelentes relaciones interpersonales y de trabajo en equipo
· Proactividad y respeto dentro de los marcos institucionales
· Sentido de responsabilidad y de autonomía
· Facilidad de comunicación (capacidad de redacción y hablar en público)
Capacidad de flexibilidad al trabajar con equipos multidisciplinarios
How to apply:
Interesados/as que reúnan los requisitos, enviar su CV y carta exposición de motivos en un mismo documento, el nombre del archivo adjunto debe seguir el siguiente formato: (Apellido_Nombre). En el asunto del mensaje hacer referencia al código MEX IM1. Enviar vía correo electrónico a: sriosbautista@icrc.org
El/la candidato/a seleccionado en una lista de elegibles, será sometido a una evaluación técnica elaborada por el equipo IM.
Fecha límite para recibir aplicaciones 24:00 hrs jueves 3 de junio de 2021.
Favor de incluir pretensión económica dentro de su CV