Country: Peru
Closing date: 29 May 2019
Objetivo de la posición:
Como Asistente del área de ‘Welcome’, ayuda a garantizar que las actividades se organicen y realicen eficazmente. Entre ellos, la coordinación de recibimiento/retorno de los clientes internos y externos del CICR, la organización de sus viajes, visas, permisos, registro oficial, alojamiento, etc.; así como la revisión y gestión de la facturación generada por las actividades del área.
Como encargada(o) de la Caja Chica, es responsable que el procesamiento de las transacciones en efectivo y que la integridad de sus saldos se respete y se aplique estrictamente de acuerdo con las normas del CICR sobre gestión financiera.
1.RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
§ Asistente ‘Welcome’
o Asiste en la organización de los viajes y en el recibimiento, traslado y alojamiento para los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas y normas del área.
o Interactúa con las autoridades relevantes (ministerios, consulados, etc.) con respecto a certificados, visas, permisos, registros, etc.
o Asegura el correcto flujo de comunicación entre las oficinas, subdelegaciones, delegaciones y/o sedes del CICR en relación con los viajes del personal.
o Mantiene actualizadas todas las bases de datos sobre los clientes internos; sus misiones y otros viajes, validez de documentos, residencias y cualquier otra información relevante.
o Organiza carpetas de bienvenida, tarjetas de visita, programas de información y visitas de la delegación para los recién llegados.
o Organiza la búsqueda de espacios requeridos para los eventos, reuniones, seminarios, etc. siempre coordinando con las áreas interesadas.
o Asiste al área de ‘Welcome’ en todas las actividades administrativas que se soliciten.
o Organiza, revisa y concilia la facturación de los proveedores y las envía al área de Contabilidad de acuerdo con las normas financieras.
§ Cajera(o)
o Maneja los desembolsos y pagos en efectivo de la Delegación, incluidos anticipos de salarios para empleados móviles y anticipos de trabajo (WAD).
o Controla los movimientos (IN/OUT) de caja durante el día.
o Realiza recuento diario de efectivo y conciliación.
o Gestiona el flujo de caja garantizando suficiente liquidez.
o Maneja retiros de efectivo del banco según se requiera.
o Asegura el respeto por los procedimientos financieros y los explica a los "clientes".
2.RESPONSABILIDADES ADICIONALES
§ Da seguimiento a todos los mensajes y correspondencia relacionados con el trabajo y los contactos/departamentos pertinentes.
§ Reemplaza a la Responsable ‘Welcome’ durante sus ausencias a fin de asegurar la continuidad de las principales funciones del área ‘Welcome’.
§ El colaborador(a) puede ser llamado(a) a hacer otras tareas, no mencionadas en esta hoja de funciones y dependiendo de la situación que se presente en el desarrollo de las actividades del CICR.
§ Conoce los objetivos de esta Delegación y tiene un buen conocimiento del Movimiento Internacional de la Cruz Roja.
§ Recaba y comparte información para mejorar la comprensión del CICR sobre el entorno y sobre las tendencias y respuestas humanitarias.
§ Representa al CICR de manera adecuada durante sus interlocuciones con los clientes externos.
§ Asume la responsabilidad de su propio aprendizaje y desarrollo profesional.
§ Sigue estrictamente las reglas de seguridad, confidencialidad y de conducta del CICR.
§ El CICR es una organización humanitaria que trabaja para proteger y asistir a las víctimas de conflictos armados y otras situaciones de violencia; por eso, la posición dentro de la institución requiere transmitir/mantener la imagen de la institución. El CICR espera que la conducta de sus empleados sea la más apropiada en todo momento y lugar. Todo miembro del staff debe asegurarse que sus actitudes respondan a los principios del CICR, durante y después de las horas de trabajo.
How to apply:
1.REQUISITOS
§ Diploma técnico o universitario en carreras afines a la Administración, Negocios o Contabilidad.
§ Experiencia mínima de 2 años como Asistente Administrativa(o).
§ Dominio de MS Office (Word y Excel), Outlook e Internet.
§ Dominio del idioma inglés (hablado, leído, escrito).
2.PERFIL / HABILIDADES
§ Buena capacidad para trabajar de manera independiente, con autonomía e iniciativa.
§ Innovador y dinámico para la asignación de los recursos disponibles en el cumplimiento de las actividades.
§ Alta capacidad confirmada para analizar, negociar, planificar y organizar su trabajo.
§ Buena capacidad de comunicación.
§ Facilidad de trabajo en equipo y para trabajar bajo presión.
§ Disponibilidad para trabajar en horarios flexibles, incluyendo feriados y fines de semana cuando se requiera.
3.CONDICIONES
· Contrato en planilla de acuerdo con la ley laboral peruana (renta de quinta categoría).
· Lugar de trabajo: ciudad de Lima.
4.PROCESO DE SELECCIÓN
Se considerará las postulaciones de ciudadanos peruanos o residentes extranjeros con permiso de trabajo vigente.
Se invita a los interesados a remitir carta de interés y curriculum vitae, indicando su aspiración salarial, disponibilidad y tres (3) referencias laborales al correo electrónico: lim_recruitment_services@icrc.org indicando en la referencia/subject: WEL01_19_nombre del postulante.
Fecha límite de presentación de currículums: 29.05.2019
Solo un reducido número de postulantes será contactado e invitado a participar en las evaluaciones técnicas y entrevistas.